Dokumentenscanner machen aus gedruckten Unterlagen PDF-Dokumente, die das Büro-Leben leichter machen. Wir haben zusammen mit top farmplan acht Modelle verglichen.
Immer mehr Betriebsleiter stellen ihre Büros auf digitale Dokumente um. Der erste Schritt ist, möglichst viel Schriftverkehr von vorneherein per E-Mail und PDF abzuwickeln. Trotzdem verbleibt ein nicht zu unterschätzender Anteil an Papier-Dokumenten, die verarbeitet werden wollen. Professionell und schnell geht das mit Dokumentenscannern.
Die Geräte sind darauf ausgelegt, Vorder- und Rückseite in einem Durchgang zu scannen. Damit sind sie Flachbettscannern, die immer nur einzelne Seiten scannen, im Büroeinsatz überlegen. Wir haben uns acht Geräte aus drei Kategorien näher angesehen. Zu den klassischen Vertretern unter den Dokumentenscannern gehören:
1. Canon imageFormula DR-C230
2. Kodak Alaris E1025
3. Epson DS-730N
4. plustek SmartOffice PN30U
5. Avision Sheetfeed Scanner AD345WN
Diese zwei kompakten Geräte im Test benötigen wenig Platz im Büro:
6. brother ADS-1700W
7. Canon imageFormular P215
Der getestete 8. Epson DS-1630 ist ein Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug.
Dokumentenscanner: Sinnvolle Ausstattung
Für den sinnvollen Einsatz im Büro sollte ein Scanner eine Auflösung von 300 dpi (dots per inch bzw. Pixel pro Zoll) mitbringen. Mit 600 bis 1200 dpi erreichen alle Testgeräte diesen Wert. Bei allen lässt sich die tatsächliche Auflösung während des Scannens über die Software einstellen.
Bis auf den Epson Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug waren alle Geräte für den Duplex-Scan ausgerüstet. Dabei werden in einem Durchgang Vorder- und Rückseite gescannt. Diese Ausstattung ist für ein flüssiges Arbeiten sehr wichtig. Das Flachbett-Gerät löst das Problem durch das Drehen des Dokuments im Einzug.
Dokumentenscanner müssen mit gefalteten Briefen und gehefteten Dokumenten klarkommen. Auch nach dem Lösen der Tackernadeln oder bei gleicher Faltung des Papiers können zwei oder mehr Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Ultraschall-Sensoren im Einzug können das erkennen. Der Scanvorgang stoppt, der Nutzer muss eingreifen. Auch diese Ausstattung sollten Sie zwingend wählen.
Die Kapazität des Einzugs variiert bei unseren Testgeräten zwischen 20 Blatt bei den Kompaktgeräten und 100 Blatt beim Avision-Scanner. Für den normalen Büroalltag reicht eine Kapazität von 50 bis 80 Blatt. Alle Geräte sind außerdem in der Lage, mit Plastikkarten (Ausweise etc.) und überlangen Dokumenten fertig zu werden. Wichtig zum Beispiel beim Scannen eines Kassenbons.
Der Lieferumfang ist bei fast allen Scannern auf den schnellen Start mit dem Gerät ausgelegt. Netzteil bzw. Netzkabel, USB-Kabel und CD mit Treibern sind bei den großen Geräten dabei. Nur der kleine brother-Scanner kommt ohne USB-Anschlusskabel und hat wie das kompakte...
Immer mehr Betriebsleiter stellen ihre Büros auf digitale Dokumente um. Der erste Schritt ist, möglichst viel Schriftverkehr von vorneherein per E-Mail und PDF abzuwickeln. Trotzdem verbleibt ein nicht zu unterschätzender Anteil an Papier-Dokumenten, die verarbeitet werden wollen. Professionell und schnell geht das mit Dokumentenscannern.
Die Geräte sind darauf ausgelegt, Vorder- und Rückseite in einem Durchgang zu scannen. Damit sind sie Flachbettscannern, die immer nur einzelne Seiten scannen, im Büroeinsatz überlegen. Wir haben uns acht Geräte aus drei Kategorien näher angesehen. Zu den klassischen Vertretern unter den Dokumentenscannern gehören:
1. Canon imageFormula DR-C230
2. Kodak Alaris E1025
3. Epson DS-730N
4. plustek SmartOffice PN30U
5. Avision Sheetfeed Scanner AD345WN
Diese zwei kompakten Geräte im Test benötigen wenig Platz im Büro:
6. brother ADS-1700W
7. Canon imageFormular P215
Der getestete 8. Epson DS-1630 ist ein Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug.
Dokumentenscanner: Sinnvolle Ausstattung
Für den sinnvollen Einsatz im Büro sollte ein Scanner eine Auflösung von 300 dpi (dots per inch bzw. Pixel pro Zoll) mitbringen. Mit 600 bis 1200 dpi erreichen alle Testgeräte diesen Wert. Bei allen lässt sich die tatsächliche Auflösung während des Scannens über die Software einstellen.
Bis auf den Epson Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug waren alle Geräte für den Duplex-Scan ausgerüstet. Dabei werden in einem Durchgang Vorder- und Rückseite gescannt. Diese Ausstattung ist für ein flüssiges Arbeiten sehr wichtig. Das Flachbett-Gerät löst das Problem durch das Drehen des Dokuments im Einzug.
Dokumentenscanner müssen mit gefalteten Briefen und gehefteten Dokumenten klarkommen. Auch nach dem Lösen der Tackernadeln oder bei gleicher Faltung des Papiers können zwei oder mehr Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Ultraschall-Sensoren im Einzug können das erkennen. Der Scanvorgang stoppt, der Nutzer muss eingreifen. Auch diese Ausstattung sollten Sie zwingend wählen.
Die Kapazität des Einzugs variiert bei unseren Testgeräten zwischen 20 Blatt bei den Kompaktgeräten und 100 Blatt beim Avision-Scanner. Für den normalen Büroalltag reicht eine Kapazität von 50 bis 80 Blatt. Alle Geräte sind außerdem in der Lage, mit Plastikkarten (Ausweise etc.) und überlangen Dokumenten fertig zu werden. Wichtig zum Beispiel beim Scannen eines Kassenbons.
Der Lieferumfang ist bei fast allen Scannern auf den schnellen Start mit dem Gerät ausgelegt. Netzteil bzw. Netzkabel, USB-Kabel und CD mit Treibern sind bei den großen Geräten dabei. Nur der kleine brother-Scanner kommt ohne USB-Anschlusskabel und hat wie das kompakte Canon-Gerät keine Treiber-CD im Lieferumfang. Einzig beim Flachbettscanner von Epson ist das Netzteil integriert. Bei allen anderen Modellen muss es zusätzlich zum Gerät auf oder unter dem Schreibtisch Platz finden.
Zum Platzbedarf: Auf den ersten Blick benötigt der Flachbettscanner den meisten Platz. Im betriebsbereiten Zustand beansprucht allerdings Avision noch mehr Platz, dicht gefolgt von Canon und Epson. Grund dafür sind die ausladenden Zuführ- und Ausgabeablagen. Neben den Kompakt-Geräten fordert plustek den kleinsten Stellplatz. Wir empfehlen, den Platz im betriebsbereiten Zustand fest einzuplanen. Es sei denn, sie benötigen das Gerät wirklich selten und lagern es zwischendurch im Schrank.
Da längst nicht mehr alle PCs oder Laptops über ein DVD-Laufwerk verfügen, stellen die Anbieter die Treiber auch auf ihren Webseiten bereit. Die Software findet sich dort schnell und war fast immer zügig installiert. Lediglich bei Avision funktionierte der Link für die aktuelle Version des Assistenzprogramms nicht. Wir gehen davon aus, dass der Hersteller das Problem behoben hat. Nach dem Installieren der Treiber- und Assistenzsoftware waren fast alle Scanner einsatzbereit. Beim brother-Gerät musste man sich noch mit der WLAN-Einbindung auseinandersetzen. Wer im Thema fit ist, bekommt das schnell hin, und das Gerät merkt sich die Zugangsdaten. Beim nächsten Start geht es dann schneller. Auch ein Scannen auf das Handy ist mit dem Gerät über eine App von brother möglich.
Scannen gut und schön, aber wie geht es dann weiter? Das Ablegen digitaler Dokumente eröffnet neue Möglichkeiten und kann die Arbeit im Büro beschleunigen, wenn die Abläufe dazu passen. Ein gutes Beispiel ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Viele Kanzleien ermöglichen mittlerweile den digitalen Austausch per Mail oder Web-Portal.
Wir haben unseren Test mit den Kollegen von top farmplan durchgeführt. top farmplan ist auf die Abläufe im Agrarbüro spezialisiert, bietet sicheren Online-Speicherplatz mit umfangreichen Funktionen und Austauschmöglichkeiten mit dem Steuerberater. Mehr Infos unter topfarmplan.de.
Bedienung per Scan-Profil
Die Bedienung ist bei vielen Geräten sowohl über Funktionstasten als auch mit der mitgelieferten Software möglich. Besonders hilfreich sind Scan-Profile, die sich mit fast jedem Modell anlegen lassen. Im Programm legt man dazu die Rahmenbedingungen des Scans fest: Farbe oder schwarz-weiß, Auflösung, Dateiformat, Speicherort, Einzel- oder Doppelseite etc.
Bis auf den kleinen Canon-Scanner können alle Geräte solche Profile anlegen. Bei Kodak, Plustek, Avision und dem großen Canon-Gerät lassen sich die Profile den Funktionstasten am Gerät zuweisen. So ist ein Scannen ohne Eingreifen am PC möglich, und der Scanner kann abseits platziert sein. Sehr übersichtlich zeigt sich das Avision-Gerät. Es stellt in einem Display die wesentlichen Einstellungen des aktuellen Profils dar.
Sehr hilfreich ist es, wenn die gescannten Seiten zur Durchsicht und Bearbeitung in einer Miniaturansicht zur Verfügung stehen. Canon, Kodak, und Epson bieten diese Funktion in der Software an. Bei brother und Avision ist dafür ein zusätzliches Programm aus dem Lieferumfang nötig, dadurch wird es nicht einfacher.
Hilfreich für die weitere Verarbeitung ist die OCR-Texterkennung. Damit wird im Hintergrund des PDFs auch der komplette Text durchsuchbar abgelegt. Die Texterkennung ist ein zusätzlicher Schritt, der nach dem eigentlichen Scannen erfolgt. Sie können bei allen Scannern die Einstellungen so wählen, dass dies beim Anlegen der Datei automatisch mit erfolgt. Dann dauert der Gesamtvorgang allerdings länger.
Scanvorgang – So schnell geht es
Wir haben die Scanner mit verschiedenen Einstellungen unter Praxisbedingungen getestet. Dabei standen jeweils ein Farb- und ein Schwarz-Weiß-Scan sowie verschiedene Sonderfälle auf dem Programm. Dazu gehörten zum Beispiel das Scannen eines doppelt gefalteten dreiseitigen Briefs und das Entfernen einer leeren vierten Seite.
Schnellster im Test war der Avision-Scanner. Er benötigt für das Erfassen einer Farb-Doppelseite im Schnitt 1,2 s. Auffällig langsam zeigt sich das Standardmodell von Canon, selbst der kompakte brother-Scanner ist schneller. Ebenfalls gemächlich geht es beim kleinen Canon-Gerät und Flachbettscanner von Epson zu. Sein Handycap ist der Drehvorgang für den Scan der Rückseite.
Deshalb kann er auch beim Schwarz-Weiß-Scan nicht aufholen. Hier behauptet Avision seine Position und legt mit etwas mehr als 1 s pro Blatt sogar noch etwas drauf. Beide Geräte von Canon sind hier auch etwas schneller unterwegs. Ansonsten liegen die Werte der Geräte im Vergleich zum Farb-Scan gleichauf. Stellt man auf einseitigen Scan um, bringt das nur beim Avision- und kompakten Canon-Gerät einen kleinen und beim Flachbettscanner von Epson einen großen Vorteil.
Problem-Papier und Qualität
Drei ineinander gefaltete Blätter aus einem Standardbrief sind eine Herausforderung für die automatischen Dokumenteneinzüge — mit der fast alle Testkandidaten gut fertig wurden. Lediglich beim Flachbettscanner kam es zu gelegentlichen Staus im Einzug. Systembedingt sind sie bei diesem Gerät etwas umständlicher zu entfernen.
Mit dem Entfernen leerer Seiten, was eher eine Sache der Scan-Software ist, hatten die Geräte im Test kaum Probleme. Wir konnten die Voreinstellungen immer so anpassen, dass leere Testseiten erkannt wurden.
Alle Geräte lieferten bei 300 dpi gut lesbare Texte. In der Farb-Einstellung werden auch die Bilder ausreichend scharf abgebildet.
Die Dateigrößen variieren allerdings stark zwischen 1,5 bis 3,2 MB pro Seite beim Farb-Scan und 0,3 bis 1,3 MB pro Seite in der Schwarz-Weiß-Einstellung.
Spitzenreiter ist mit geringer Dateigröße jeweils der Kodak-Scanner. Außer bei der Auflösung (durchgängig 300 dpi) haben wir dabei mit den vorgeschlagenen Einstellungen der jeweiligen Software gearbeitet. Hier kann durch Detaileinstellungen noch Optimierungspotenzial liegen, z. B. durch eine höhere Komprimierung.
Sieger in unserem Test wird der Scanner von Avision, sehr knapp gefolgt vom Canon-Standardgerät. Das Avision-Gerät arbeitet schnell, Canon liefert mit dem imageFormula DR-C230 ein umfangreiches Softwarepaket mit guten Funktionen zum direkten Bearbeiten. Preis-Leistungs-Sieger wird der Scanner von Kodak. Die Kompaktscanner punkten in kleinen Büros. Das Flachbett-Modell hat seine Berechtigung, wenn viele Dokumente auf dem Vorlagenglas aufzulegen sind.
