Gut zu wissen

Die Rechnung kommt, wird bezahlt und wandert in einen Ordner. Der wiederum schafft es irgendwann zum Steuerberater, der damit die Buchführung macht. Anschließend geht es für den Ordner wieder zurück auf den Betrieb — zur Aufbewahrung für mindestens die nächsten zehn Jahre.

Belege online erfassen

Das geht einfacher online, und viele Steuerberater bieten mittlerweile Lösungen dafür an. Verschiedene Programme für den Landwirt haben die Möglichkeit, Belege zu erfassen und an den Steuerberater zu senden:

Diese Lösungen bauen jeweils auf der Software auf, die der Steuerberater einsetzt. Welches Programm Sie für eine optimale Zusammenarbeit nutzen müssen, ist deshalb nahezu vorgegeben. Wollen Sie die Arbeit mit Belegen auf einen papierlosen Ablauf umstellen, gibt es einige grundsätzliche Punkte zu beachten:
Der größte Effekt tritt ein, wenn die Belege bereits digital ins Büro kommen. Sprechen Sie deshalb Ihre Hauptlieferanten an und verlangen Sie die Rechnungsstellung per E-Mail und PDF-Dokument. Damit sparen Sie sich die Scanvorgänge.
Für Belege in Papierform ist ein Dokumentenscanner die schnellste Lösung. Vorder- und Rückseite werden zeitgleich gescannt, auch mehrere Seiten sind kein Problem. Geeignete Geräte gibt es ab 300 Euro. Die genannten Unternehmen geben teils Empfehlungen ab oder liefern Geräte mit.

Wollen Sie die Papier-Originale anschließend vernichten, sind weitere Regeln

zu beachten. Die Unveränderbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit eines Dokumentes müssen gewährleistet und Änderungen, die nachträglich durchgeführt werden, ersichtlich sein. Ebenfalls muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben. Die genannten Programme bieten dafür die GoDB-konforme Aufbe­wahrung. Die Belege sind unlöschbar gespeichert, Änderungen werden protokolliert.
Für den Ablauf muss eine Verfahrens­dokumentation vorliegen. Das klingt aufwändig, Muster-Dokumentationen lassen sich aber schnell auf die eigene Situation anpassen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was die Programme im Einzelnen bieten. Mit top farmplan stellen wir eine Lösung vor, mit der Sie sich von den Angeboten Ihres Steuerberaters unabhängiger machen können.

Umfangreiche Möglichkeiten

Die Desktop-Software Land-Data Adnova+ für Windows und Mac bietet umfang­reiche Lösungen zur Belegverwaltung, Kontierung und auch Online-Banking. Der genaue Funktionsumfang wird zusammen mit der Buchstelle festgelegt. Neben dem reinen Belegmanagement ist eine Dokumentenverwaltung für alle Unterlagen des Unternehmens integriert.
Bei Online-Banking und Belegmanagement erkennt das Programm relevante Zusammenhänge, zum Beispiel zwischen Belegen und Kontoauszügen und unterstützt damit bei der Abwicklung. Ein Fakturierungs­modul mit Angebots-, Lieferschein- und Rechnungsstellung ist ebenfalls integriert. Eigene Rechnungen lassen sich digital aus Vorlagen erstellen und per E-Mail versenden. Ein Nachrichtenmodul ermöglicht den direkten und sicheren Austausch mit der Buchstelle.
Alternativ zum Scanner im Büro kann auch die Smartphone-App zum Scannen von Belegen eingesetzt werden. In der App hat man auch die Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung immer dabei.

Modulbaukasten

NLB bietet mit AssBeleg ein Desktop-­Programm speziell für das Dokumenten­management und die Belegverwaltung mit umfangreichen Funktionen. Der Scann­vorgang ist gut integriert, erledigt bereits erste Zuordnungen, z. B. zum richtigen Betrieb, und bietet praktische Funktionen zur direkten Bearbeitung der erstellten PDF-Dateien. Damit sind bereits weit­reichende Vorarbeiten für den Steuer­berater möglich, beispielsweise die ein­fache Zuordnung von Kontoumsätzen zu Belegen. Auch Online-Banking ist mit recht komfortablen Unterstützungsfunktionen integriert. Das Programm macht für die Überweisung Vorschläge aus dem Dokument, die sich einfach per Klick anpassen lassen.
Wer aber beispielsweise selbst kontieren möchte, benötigt zusätzlich das Modul AssGeld. Dieses schließt dann auch die Stoffstrombilanz für den Betrieb mit ein. Auch für die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung gibt es mit AssFakt einen weiteren zusätzlichen Baustein im Paket.

Ohne Installation mit vielen Funktionen

Datev Unternehmen online ist keine speziell landwirtschaftliche Lösung, bietet aber als webbasierte Anwendung viele Funktionen. Neben umfangreichen PDF- Bearbeitungsmöglichkeiten bereits beim Hochladen von Belegen ist zum Beispiel das direkte Bezahlen per Online-Banking möglich. Das funktioniert recht komfortabel über die Erkennung der wesent­lichen Angaben wie Zahlungsempfänger, IBAN und Betrag.
Unternehmen Online bietet darüber hinaus umfangreiche Möglichkeiten, die Belege bereits für den Steuerberater vorzubereiten. So können die Lieferanten bereist erfasst und Belege bestimmten Kontoumsätzen zugeordnet werden. Dabei unterstützt das Programm über automatische Vorschläge, die es anhand von Daten wie Betrag und Zahlungsempfänger ableitet.
Unternehmen Online bietet die Möglichkeit, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen digital zu versenden.Mit top farmplan gibt es Partnerschaft sowie eine Schnittstelle.

Mit Schlagkartei, Stoffstrombilanz und HIT

Wollen Sie sich unabhängiger vom Angebot Ihres Steuerberaters machen, bietet die Webanwendung top farmplan eine zugeschnittene Lösung mit weiteren Spezialfunktionen für die Landwirtschaft. Der integrierte digitale Aktenschrank lässt sich für die GoBD-konforme Auf­bewahrung von Belegen konfigurieren. Dabei kann auch die Aufbewahrungsdauer der Belege und Dokumente festgelegt werden. Über Schnittstellen zu den oben beschriebenen Programmen Datev Unternehmen Online und Land-Data Adnova+ gelangen die Belege dann in das System Ihrer Steuerkanzlei. In das NLB-­System kommen die Daten per E-Mail. Die jeweiligen Bearbeitungsfunktionen dieser Programme können Sie dann uneingeschränkt nutzen.
top farmplan bietet neben dem Aktenschrank auch eine Schlagkartei, Düngebedarfsplanung und Anbindung an die HIT-Datenbank. Buchhaltungs-Belege lassen sich auch mit Buchungen in der Schlagkartei verknüpfen. Damit können Belege durchgängig zugeordnet werden.