Belege online zum Steuerberater: Papierlos durchs Büro
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Gut zu wissen
- Der Funktionsumfang der verschiedenen Lösungen ist in etwa vergleichbar, sie bieten eine gute Grundlage für die weitere Buchführungsarbeit.
- Die digitale Version eines Belegs kann das Papier komplett ersetzen. Dann sind besondere Regeln einzuhalten.
Belege online erfassen
- Land-Data Adnova+,
- NLB AssBeleg,
- Datev Unternehmen Online sowie
- top farmplan.
Diese Lösungen bauen jeweils auf der Software auf, die der Steuerberater einsetzt. Welches Programm Sie für eine optimale Zusammenarbeit nutzen müssen, ist deshalb nahezu vorgegeben. Wollen Sie die Arbeit mit Belegen auf einen papierlosen Ablauf umstellen, gibt es einige grundsätzliche Punkte zu beachten:
Der größte Effekt tritt ein, wenn die Belege bereits digital ins Büro kommen. Sprechen Sie deshalb Ihre Hauptlieferanten an und verlangen Sie die Rechnungsstellung per E-Mail und PDF-Dokument. Damit sparen Sie sich die Scanvorgänge.
Für Belege in Papierform ist ein Dokumentenscanner die schnellste Lösung. Vorder- und Rückseite werden zeitgleich gescannt, auch mehrere Seiten sind kein Problem. Geeignete Geräte gibt es ab 300 Euro. Die genannten Unternehmen geben teils Empfehlungen ab oder liefern Geräte mit.
Wollen Sie die Papier-Originale anschließend vernichten, sind weitere Regeln
Für den Ablauf muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Das klingt aufwändig, Muster-Dokumentationen lassen sich aber schnell auf die eigene Situation anpassen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was die Programme im Einzelnen bieten. Mit top farmplan stellen wir eine Lösung vor, mit der Sie sich von den Angeboten Ihres Steuerberaters unabhängiger machen können.
Umfangreiche Möglichkeiten
Bei Online-Banking und Belegmanagement erkennt das Programm relevante Zusammenhänge, zum Beispiel zwischen Belegen und Kontoauszügen und unterstützt damit bei der Abwicklung. Ein Fakturierungsmodul mit Angebots-, Lieferschein- und Rechnungsstellung ist ebenfalls integriert. Eigene Rechnungen lassen sich digital aus Vorlagen erstellen und per E-Mail versenden. Ein Nachrichtenmodul ermöglicht den direkten und sicheren Austausch mit der Buchstelle.
Alternativ zum Scanner im Büro kann auch die Smartphone-App zum Scannen von Belegen eingesetzt werden. In der App hat man auch die Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung immer dabei.
Modulbaukasten
Wer aber beispielsweise selbst kontieren möchte, benötigt zusätzlich das Modul AssGeld. Dieses schließt dann auch die Stoffstrombilanz für den Betrieb mit ein. Auch für die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung gibt es mit AssFakt einen weiteren zusätzlichen Baustein im Paket.
Ohne Installation mit vielen Funktionen
Unternehmen Online bietet darüber hinaus umfangreiche Möglichkeiten, die Belege bereits für den Steuerberater vorzubereiten. So können die Lieferanten bereist erfasst und Belege bestimmten Kontoumsätzen zugeordnet werden. Dabei unterstützt das Programm über automatische Vorschläge, die es anhand von Daten wie Betrag und Zahlungsempfänger ableitet.
Unternehmen Online bietet die Möglichkeit, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen digital zu versenden.Mit top farmplan gibt es Partnerschaft sowie eine Schnittstelle.
Mit Schlagkartei, Stoffstrombilanz und HIT
top farmplan bietet neben dem Aktenschrank auch eine Schlagkartei, Düngebedarfsplanung und Anbindung an die HIT-Datenbank. Buchhaltungs-Belege lassen sich auch mit Buchungen in der Schlagkartei verknüpfen. Damit können Belege durchgängig zugeordnet werden.