Die sogenannte E-Rechnung (Kurzform für elektronische Rechnung) ist für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern wichtig: beispielsweise zwischen Lohnbetrieben und Werkstätten oder zwischen Landhandel und Landwirt. Rechnungen von Unternehmern an Privatpersonen — oder umgekehrt — sind von den neuen Regelungen nicht betroffen. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine digitale Rechnung, die elektronisch erstellt, übersendet und empfangen wird. Der Hintergrund dessen ist, dass die Datenverarbeitung erleichtert werden soll, weil im besten Fall (zukünftig) alles automatisch läuft, alles erfolgt digital.
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Die sogenannte E-Rechnung (Kurzform für elektronische Rechnung) ist für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern wichtig: beispielsweise zwischen Lohnbetrieben und Werkstätten oder zwischen Landhandel und Landwirt. Rechnungen von Unternehmern an Privatpersonen — oder umgekehrt — sind von den neuen Regelungen nicht betroffen. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen.
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Eine elektronische Rechnung ist eine digitale Rechnung, die elektronisch erstellt, übersendet und empfangen wird. Der Hintergrund dessen ist, dass die Datenverarbeitung erleichtert werden soll, weil im besten Fall (zukünftig) alles automatisch läuft, alles erfolgt digital.
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Das erklärt auch, warum ein elektronisches PDF-Dokument nicht gleichzeitig auch eine elektronische Rechnung ist — denn ein PDF-Dokument ist für Datenverarbeitungsprogramme nichts anderes als ein Bild: Es ist nicht maschinenlesbar. Daher ist es nicht damit getan, ein PDF zu erstellen.
Für diesen maschinenlesbaren Teil der Rechnung gibt es in Deutschland zwei Standards, die beide interessante Namen haben: Xrechnung und ZUGFeRD.
Die Xrechnung ist eine rein digitale Lösung in Form eines XML-Anhangs — XML ist eine Programmiersprache. Der Rechnungsempfänger kann diese Rechnung nicht klassisch am Bildschirm lesen, sondern er braucht zur Sichtbarmachung spezielle Programme — verschiedene Anwendungen stehen teils kostenfrei zum Download zur Verfügung und reichen zur gelegentlichen Anwendung aus. Professionelle, kostenpflichtige Lösungen für die ständige Rechnungserstellung und Verarbeitung sind bei einschlägigen Dienstleistern wie beispielsweise top-farmplan ebenfalls im Angebot.
ZUGFeRD ist die Abkürzung für die sperrige Bezeichnung des Dienstes „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Für Landwirte und Lohnunternehmer ist das allerdings gegenüber der Xrechnung eine interessante Alternative, weil ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat ist: Es wird ein herkömmliches PDF erstellt, dieses wird aber durch einen Anhang im XML-Format ergänzt, der dann die geforderte Maschinenlesbarkeit erfüllt.
Handhabung in der Praxis
Versenden und empfangen kann man die E-Rechnungen mit einem E-Mail-Postfach; lesen kann man sie mit einem XML-Reader. Sinnvoller ist es, entsprechende Verarbeitungsprogramme kostenfrei herunterzuladen oder sogar in professionelle Software zu investieren. Ein Preisvergleich ist aber schwierig, weil es unterschiedliche Abrechnungsmodelle gibt. Mit 8 Euro monatlichen Kosten oder mehr lässt sich planen.
Diese „Rechnungsviewer“ haben den Vorteil, dass sie direkt prüfen, ob eine Rechnung der richtigen Form entspricht und ob sie alle Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt (die sachliche Richtigkeit können diese Programme nicht prüfen!). Bei der Anschaffung solcher Programme hilft auch der Steuerberater.
Wichtig ist vor allem auch die Speicherung: Denn es handelt sich gesetzlich gesehen um eine Rechnung, für die die bekannten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten. So muss man z. B. eine Rechnung vom 15. August 2024 bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren).
In Agrarbüros, in denen schon Büro- bzw. Datenmanagementsysteme wie etwa top-farmplan genutzt werden, ist die Chance gut, dass das Programm schon in der Lage ist, E-Rechnungen zu lesen, zu verarbeiten und korrekt zu speichern.
Wichtige Daten für Haupt- und Nebenerwerbsbetriebe
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei ist egal, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird oder ob es ein Alleinunternehmen oder ein Betrieb mit Mitarbeitern ist.
Ab dem Jahr 2026 muss dann sichergestellt sein, dass Unternehmen auch elektronische Rechnungen versenden können. Eine Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt nur für Unternehmen, deren Umsatz weniger als 800.000 Euro beträgt. Ab 1. Januar 2028 besteht die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen für alle Geschäfte zwischen Unternehmern.
Geplant sind einige Ausnahmen, beispielsweise für Rechnungen über kleinere Beträge bis maximal 250 Euro oder auch für Vereine usw. Die E-Rechnungen sind übrigens kein deutsches Phänomen, sondern EU-weit ein Thema. Ziel ist die vollständige Automatisierung von Rechnungsprozessen.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
Zunächst bedeuten E-Rechnungen Mehraufwand und Einarbeitung. Wenn das System läuft, liegen die Vorteile auf der Hand: Die E-Rechnungen sind einfacher zu verwalten und besser zu durchsuchen. Lieferscheine oder sonstige Dokumentationen rund um die Rechnung, wie z. B. Stundenzettel oder Ähnliches, lassen sich direkt mit digitalisieren. Außerdem wird die Fehleranfälligkeit sinken, weil keine manuellen Schritte mehr notwendig sind. Porto- und Papierkosten entfallen.
Außerdem können leistungsfähige Buchführungs- und Banking-Programme die Informationen aus den E-Rechnungen auslesen und beispielsweise Vorschläge zur Buchung machen bzw. Überweisungen vorbereiten — und so Arbeit einsparen.
Fazit
Da Lohnbetriebe und Landwirte (auch Pauschalierer) Unternehmer sind, müssen sie ab dem 1. Januar 2025 damit rechnen, dass ihnen statt der Papierrechnung in den Briefkasten eine E-Rechnung vom Ersatzteilhändler oder vom Landhändler in den Posteingang flattert. Viele Buchführungs- und Bankingprogramme können solche Rechnungen schon lesen und verarbeiten. Als Alternative stehen einfache, kostenfreie Download-Lösungen oder auch kostenpflichtige Profi-Programme bereit. Der Steuerberater hat weitere Auskünfte.
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