Belege online zum Steuerberater: Papierlos durchs Büro

Viele Steuerberater bieten Möglichkeiten zur Online-Belegübertragung. Wir haben uns die gängigen Lösungen angesehen.

Gut zu wissen

- Eine digitale Schnittstelle zum Steuerberater erleichtert die Arbeitsabläufe — die Buchstellen bieten dafür auch spezielle ­Programme an.
- Der Funktionsumfang der ­verschiedenen Lösungen ist in etwa vergleichbar, sie bieten eine gute Grundlage für die weitere Buchführungsarbeit.
- Die digitale Version eines Belegs kann das Papier komplett ersetzen. Dann sind besondere Regeln einzuhalten.

Die Rechnung kommt, wird bezahlt und wandert in einen Ordner. Der wiederum schafft es irgendwann zum Steuerberater, der damit die Buchführung macht. Anschließend geht es für den Ordner wieder zurück auf den Betrieb — zur Aufbewahrung für mindestens die nächsten zehn Jahre.

Belege online erfassen

Das geht einfacher online, und viele Steuerberater bieten mittlerweile Lösungen dafür an. Verschiedene Programme für den Landwirt haben die Möglichkeit, Belege zu erfassen und an den Steuerberater zu senden:

  • Land-Data Adnova+,
  • NLB AssBeleg,
  • Datev Unternehmen Online sowie
  • top farmplan.

Diese Lösungen bauen jeweils auf der Software auf, die der Steuerberater einsetzt. Welches Programm Sie für eine optimale Zusammenarbeit nutzen müssen, ist deshalb nahezu vorgegeben. Wollen Sie die Arbeit mit Belegen auf einen papierlosen Ablauf umstellen, gibt es einige grundsätzliche Punkte zu beachten:

Der größte Effekt tritt ein, wenn die Belege bereits digital ins Büro kommen. Sprechen Sie deshalb Ihre Hauptlieferanten an und verlangen Sie die Rechnungsstellung per E-Mail und PDF-Dokument. Damit sparen Sie sich die Scanvorgänge.

Für Belege in Papierform ist ein Dokumentenscanner die schnellste Lösung. Vorder- und Rückseite werden zeitgleich gescannt, auch mehrere Seiten sind kein Problem. Geeignete Geräte gibt es ab 300 Euro. Die genannten Unternehmen geben teils Empfehlungen ab oder liefern Geräte mit.

Wollen Sie die Papier-Originale anschließend vernichten, sind weitere Regeln

zu beachten. Die Unveränderbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit eines Dokumentes müssen...

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