Gut zu wissen
- Farm-Manangement-Systeme stehen heute meist als Web-Anwendung zur Verfügung.
- Achten Sie beim Testen auf die Bedienung. Sie sollte möglichst intuitiv sein.
- Spezielle Programme erleichtern auch die Büroorganisation und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Gegen die Zettelwirtschaft treten mittlerweile zahlreiche Farm-Management-Systeme an. Einige davon haben sich aus klassischen Schlagkarteien entwickelt, andere sind neu am Markt. Der Einstieg war noch nie so einfach, kostenlose Demo- und Basisversionen sind die Regel. Aber auch ein Umstieg ist möglich. In unserer großen Tabelle finden Sie eine Auswahl aktueller Anbieter.
So arbeiten die Farm-Management-Systeme
Egal welche Lösung, das grundsätzliche Funktionsprinzip ist bei allen ähnlich:
- In den Stammdaten sind die Flächen des Betriebes, Maschinen, Mitarbeiter und Betriebsmittel aufgelistet.
- Schläge sind die Grundlage für die Anbauplanung und die Buchung.
- Die Planung zeigt Anbauverhältnisse, Saatgut- und Düngebedarf.
- In Buchungen führt der Nutzer die Stammdaten zu Maßnahmen zusammen und ordnet sie einer Fläche zu.
- Auswertungen zeigen den Erfolg und bringen die nötigen Unterlagen für die Dokumentation. Nährstoff- und Humusbilanzen können erstellt werden.
- Darüber hinaus bieten die Systeme unterschiedliche Zusatzmodule, die den Funktionsumfang erweitern und teils kostenpflichtig sind.
Waren klassische Schlagkarteien früher PC-Anwendungen im Hof-Büro, haben sich heute internet-basierte Lösungen bis auf einige Ausnahmen durchgesetzt. Die Software läuft dabei auf einem Server, dort sind meist auch die Daten gespeichert. Die Benutzeroberfläche kann von jedem Rechner mit aktuellem Internetbrowser und teils auch mobil aufgerufen werden. Die Daten sind damit vor Schäden an der lokalen Festplatte geschützt. Beim Thema Datenschutz setzen sehr viele Anbieter auf den Serverstandort Deutschland oder die EU.
Apps werden teils als Ergänzung angeboten. Sie bilden entweder einen Teil oder alle Funktionen der Web-Anwendungen ab. Oft eignen sie sich gut zum schnellen Dokumentieren oder Nachschlagen von Maßnahmen auf dem Feld, die Feinarbeit kann im Büro erfolgen. Einige Systeme bieten über Apps auch Funktionen wie Feldnavigation.
Aus unseren Erfahrungen haben wir auf den folgenden Seiten die Anforderungen an eine optimale Ackerschlagkartei zusammengestellt. Wir empfehlen: Überlegen Sie ob Sie eher die Grundanforderungen der Dokumentation erfüllen oder die Schlagkartei intensiv nutzen wollen und testen Sie die Programme ausgiebig.
Stammdaten für das Management
Die Stammdaten sollten mindestens allgemeine Betriebsdaten, Mitarbeiter, Maschinen, Dünger, Saatgut und Pflanzenschutzmittel abdecken. Die Verwaltung dieser Daten muss deutlich gekennzeichnet sein, die Unterpunkte klar gegliedert. Sie brauchen diese Eingaben nicht täglich, umso wichtiger ist die klare Struktur. Bewährt hat sich ein Menüpunkt Stammdaten mit den Unterpunkten Betrieb, Maschinen, Mitarbeiter und so weiter.
Beim Pflegen der Stammdaten helfen vorgefertigte Listen, aus denen man z. B. die Pflanzenschutzmittel für seinen Betrieb übernehmen kann. So sparen Sie später beim Buchen das umständliche Suchen unter hunderten von Mitteln. Wichtig: Die Einheit, in der das Mittel angegeben wird, sollte sich ändern lassen. Eine Verknüpfung der Mittelliste mit der offiziellen Zulassungsdatenbank rundet das Ganze ab.
Bei der Anlage der Maschinen helfen vorgegebene Kostensätze. Per eingebautem Kalkulationsmodul kann der Nutzer bei Bedarf aber auch die betriebsindividuellen Maschinenkosten pro Stunde oder Hektar errechnen. Sehr gut ist die Möglichkeit, mehrere Kostensätze für eine Maschine unterscheiden zu können, zum Beispiel nach leichter und schwerer Arbeit.
Können Maschinen, Mitarbeiter und Mittel schon unter den Stammdaten zu Arbeitsgängen kombiniert werden, erleichtert es das Buchen später erheblich. Wie im wirklichen Betrieb bauen Sie dazu die einzelnen Maschinen zu Kombinationen zusammen. Sie können z. B. den vorher angelegten „Deutz 140 PS“ und den „5-Schar Lemken“ zum Arbeitsverfahren „Pflügen“ kombinieren. Das geht auch für aufwändigere Verfahren wie den Pflanzenschutz. Hier können zu den Maschinen noch die Mittel kommen.
Über die Stammdaten können Sie auch nachträglich noch die Preise für die verschiedenen Betriebsmittel einfügen oder ändern. Eine Brutto-Netto-Funktion ist hier sehr praktisch. Auf der Rechnung gibt der Landhandel meist die Netto-Preise für die Einzelposten an. Sie interessieren sich als pauschalierender Betrieb aber eher für die Bruttopreise.
Verwalten der Flächen
Streng genommen sind die Flächen Teil der Stammdaten. Da sich um sie aber alles dreht, und man täglich mit ihnen arbeiten muss, nehmen sie eine Sonderstellung ein. Die klassische Aufteilung mit einem Flächen-Übersichtsbereich auf der einen und einem Detail-/Arbeitsfenster auf der anderen Bildschirmseite hat sich bewährt. In einem Bereich werden die Flächen ausgewählt, im anderen gibt es eine detaillierte Übersicht:
Für mehr Durchblick sorgt eine farbige Unterscheidung der unterschiedlichen Früchte....
Gut zu wissen
- Farm-Manangement-Systeme stehen heute meist als Web-Anwendung zur Verfügung.
- Achten Sie beim Testen auf die Bedienung. Sie sollte möglichst intuitiv sein.
- Spezielle Programme erleichtern auch die Büroorganisation und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Gegen die Zettelwirtschaft treten mittlerweile zahlreiche Farm-Management-Systeme an. Einige davon haben sich aus klassischen Schlagkarteien entwickelt, andere sind neu am Markt. Der Einstieg war noch nie so einfach, kostenlose Demo- und Basisversionen sind die Regel. Aber auch ein Umstieg ist möglich. In unserer großen Tabelle finden Sie eine Auswahl aktueller Anbieter.
So arbeiten die Farm-Management-Systeme
Egal welche Lösung, das grundsätzliche Funktionsprinzip ist bei allen ähnlich:
- In den Stammdaten sind die Flächen des Betriebes, Maschinen, Mitarbeiter und Betriebsmittel aufgelistet.
- Schläge sind die Grundlage für die Anbauplanung und die Buchung.
- Die Planung zeigt Anbauverhältnisse, Saatgut- und Düngebedarf.
- In Buchungen führt der Nutzer die Stammdaten zu Maßnahmen zusammen und ordnet sie einer Fläche zu.
- Auswertungen zeigen den Erfolg und bringen die nötigen Unterlagen für die Dokumentation. Nährstoff- und Humusbilanzen können erstellt werden.
- Darüber hinaus bieten die Systeme unterschiedliche Zusatzmodule, die den Funktionsumfang erweitern und teils kostenpflichtig sind.
Waren klassische Schlagkarteien früher PC-Anwendungen im Hof-Büro, haben sich heute internet-basierte Lösungen bis auf einige Ausnahmen durchgesetzt. Die Software läuft dabei auf einem Server, dort sind meist auch die Daten gespeichert. Die Benutzeroberfläche kann von jedem Rechner mit aktuellem Internetbrowser und teils auch mobil aufgerufen werden. Die Daten sind damit vor Schäden an der lokalen Festplatte geschützt. Beim Thema Datenschutz setzen sehr viele Anbieter auf den Serverstandort Deutschland oder die EU.
Apps werden teils als Ergänzung angeboten. Sie bilden entweder einen Teil oder alle Funktionen der Web-Anwendungen ab. Oft eignen sie sich gut zum schnellen Dokumentieren oder Nachschlagen von Maßnahmen auf dem Feld, die Feinarbeit kann im Büro erfolgen. Einige Systeme bieten über Apps auch Funktionen wie Feldnavigation.
Aus unseren Erfahrungen haben wir auf den folgenden Seiten die Anforderungen an eine optimale Ackerschlagkartei zusammengestellt. Wir empfehlen: Überlegen Sie ob Sie eher die Grundanforderungen der Dokumentation erfüllen oder die Schlagkartei intensiv nutzen wollen und testen Sie die Programme ausgiebig.
Stammdaten für das Management
Die Stammdaten sollten mindestens allgemeine Betriebsdaten, Mitarbeiter, Maschinen, Dünger, Saatgut und Pflanzenschutzmittel abdecken. Die Verwaltung dieser Daten muss deutlich gekennzeichnet sein, die Unterpunkte klar gegliedert. Sie brauchen diese Eingaben nicht täglich, umso wichtiger ist die klare Struktur. Bewährt hat sich ein Menüpunkt Stammdaten mit den Unterpunkten Betrieb, Maschinen, Mitarbeiter und so weiter.
Beim Pflegen der Stammdaten helfen vorgefertigte Listen, aus denen man z. B. die Pflanzenschutzmittel für seinen Betrieb übernehmen kann. So sparen Sie später beim Buchen das umständliche Suchen unter hunderten von Mitteln. Wichtig: Die Einheit, in der das Mittel angegeben wird, sollte sich ändern lassen. Eine Verknüpfung der Mittelliste mit der offiziellen Zulassungsdatenbank rundet das Ganze ab.
Bei der Anlage der Maschinen helfen vorgegebene Kostensätze. Per eingebautem Kalkulationsmodul kann der Nutzer bei Bedarf aber auch die betriebsindividuellen Maschinenkosten pro Stunde oder Hektar errechnen. Sehr gut ist die Möglichkeit, mehrere Kostensätze für eine Maschine unterscheiden zu können, zum Beispiel nach leichter und schwerer Arbeit.
Können Maschinen, Mitarbeiter und Mittel schon unter den Stammdaten zu Arbeitsgängen kombiniert werden, erleichtert es das Buchen später erheblich. Wie im wirklichen Betrieb bauen Sie dazu die einzelnen Maschinen zu Kombinationen zusammen. Sie können z. B. den vorher angelegten „Deutz 140 PS“ und den „5-Schar Lemken“ zum Arbeitsverfahren „Pflügen“ kombinieren. Das geht auch für aufwändigere Verfahren wie den Pflanzenschutz. Hier können zu den Maschinen noch die Mittel kommen.
Über die Stammdaten können Sie auch nachträglich noch die Preise für die verschiedenen Betriebsmittel einfügen oder ändern. Eine Brutto-Netto-Funktion ist hier sehr praktisch. Auf der Rechnung gibt der Landhandel meist die Netto-Preise für die Einzelposten an. Sie interessieren sich als pauschalierender Betrieb aber eher für die Bruttopreise.
Verwalten der Flächen
Streng genommen sind die Flächen Teil der Stammdaten. Da sich um sie aber alles dreht, und man täglich mit ihnen arbeiten muss, nehmen sie eine Sonderstellung ein. Die klassische Aufteilung mit einem Flächen-Übersichtsbereich auf der einen und einem Detail-/Arbeitsfenster auf der anderen Bildschirmseite hat sich bewährt. In einem Bereich werden die Flächen ausgewählt, im anderen gibt es eine detaillierte Übersicht:
Für mehr Durchblick sorgt eine farbige Unterscheidung der unterschiedlichen Früchte. Sobald in der Anbauplanung feststeht, welche Frucht in diesem Erntejahr auf der Fläche wächst, sollte sich zumindest ein Farbfeld in der Übersicht ändern. Sortier- und Filterfunktionen erleichtern das Gruppieren von Flächen mit gleicher Nutzung und das Auffinden von Einzelflächen.
Die Flächen-Grunddaten kann das Programm aus der jeweiligen Antragstellung auf Agrarförderung des Bundeslandes entnehmen. Das spart Zeit und die Flächen passen zusammen. Flächenteilungen oder Zusammenlegungen sind in der Praxis üblich, auch die Software muss das umsetzen können.
Anbau und Düngung planen
Das Programm unterstützt bei der Anbauplanung, in dem es die Vorfrüchte einer Fläche übersichtlich darstellt. Aus den Stammdaten können die geplanten Früchte und Sorten zugeordnet werden. Der Saatgutbedarf ist aus der Planung ersichtlich.
Die Software sollte die Düngebedarfsplanung ermöglichen. Dazu sind die Entzüge der Früchte im Programm hinterlegt und werden vom Plan-Ertrag abhängig berücksichtigt. Außerdem ist die Eingabe und Verwaltung von Bodenproben-Ergebnissen möglich. Diese fließen in die Bedarfsberechnung mit ein. Der Düngebedarf wird übersichtlich dargestellt und mit den bereits ausgebrachten Nährstoffmengen verrechnet. Der verbleibende Bedarf sollte im Übersichtsbereich der Fläche angezeigt werden. Eine Planrechnung auf die Düngemittel des Betriebes ist möglich.
Buchungen durchführen
Durchgeführte Maßnahmen, z. B. Pflanzenschutz, Düngung oder Bodenbearbeitung, werden in Buchungen erfasst und der Fläche zugeschrieben. Da in der Praxis meist auf mehreren Flächen die gleiche Maßnahme durchgeführt wird, sollte auch das Programm diese Sammelbuchungen unterstützen.
In der Buchungsübersicht für die einzelnen Flächen können Sie die Maßnahme nachbearbeiten. Haben Sie z. B. auf zwei von drei Flächen mit einer Saatstärke von 120 kg/ha gearbeitet, können Sie diesen Wert zunächst über eine Sammelbuchung auf allen drei Flächen eintragen. Dann markieren Sie nur noch die Fläche, auf der Sie anders gearbeitet haben, öffnen hier die entsprechende Buchung und ändern den Wert. Das Programm sollte beim Öffnen oder spätestens beim Speichern der Buchung abfragen, ob der neue Satz für alle Flächen der Sammelbuchung oder nur für die eine gilt.
Da sich die Buchungen von Pflanzenschutz, Düngung, Saat, Ernte usw. sehr stark unterscheiden, differenziert das Programm durch unterschiedliche Buchungsmasken. Der Anwender wird dadurch nur mit den Eingaben konfrontiert, die für diese Buchung wirklich wichtig sind. Bewährt hat sich dieser Aufbau: Sie markieren die Flächen und wählen als nächstes aus, welche Art von Maßnahme Sie durchgeführt haben (PSM, Düngung, Saat etc.). Erst dann erscheinen die notwendigen Eingabefelder.
Beim Buchen greifen Sie auf Angaben aus den Stammdaten zurück. Dabei kommt es regelmäßig vor, dass ein Pflanzenschutz- oder Düngemittel fehlt, weil Sie es noch nicht in Ihren Betriebsbestand übernommen haben. Abkürzungen im Programm sind an dieser Stelle praktisch. Über eine Schaltfläche „Neu“ an der entsprechenden Stelle in der Buchungsmaske gelangen Sie z. B. direkt zur Anlage des Stammdatensatzes.
Buchungsautomatik
Selbst lernende Buchungsmasken erleichtern das Buchen. Das könnte so aussehen: Sie haben in den Stammdaten das Arbeitsverfahren Saatbettbereitung mit dem Traktor „Fendt“ und dem Gerät „Kreiselegge“ angelegt. Sie wollen die Saatbettbereitung buchen, wählen die Flächen aus und suchen das Arbeitsverfahren heraus. Das Programm schlägt ihnen „Fendt“ und „Kreiselegge“ als Maschinen vor. An diesem Tag war aber der Fendt nicht verfügbar und sie haben den John Deere angespannt. Das Programm sollte diese Änderung zulassen, ohne das Sie die Stammdaten ändern müssen. Zusätzlich geben Sie noch den Mitarbeiter „Arnold Aushilfe“ mit an.
Ein Buchungsautomat würde sich das Ganze jetzt merken und Ihnen bei der nächsten Buchung „Saatbettbereitung“ die Kombination „John Deere“, „Kreiselegge“ und „Arnold Aushilfe“ wieder vorschlagen. Sie sparen sich Arbeit an den Stammdaten oder beim Ändern von Buchungsvorschlägen.
Praktisch ist es, wenn Sie in der Buchungsmaske bei Mittelverbrauch und Kosten die Wahl haben zwischen „gesamt“ und „pro ha“. Ein Beispiel: Sie vergeben den Pflanzenschutz an einen Lohnunternehmer und erhalten später eine Rechnung mit der verbrauchten Gesamt-Mittelmenge. Sie legen eine Sammelbuchung für die behandelten Flächen an und wählen als Mengenangabe „gesamt“. Jetzt können Sie den Wert von der Rechnung direkt eintragen und das Programm rechnet die Menge auf den Hektar runter. Geht das nicht, sitzen Sie mit dem Taschenrechner vor dem PC.
Auswertungen des Managements
Daten eingeben ist das eine, aber diese müssen auch einfach und übersichtlich durch das Programm aufbereitet werden. Standard sind ökonomische Auswertungen. Sie zeigen, was der Anbau kostet und was unterm Strich übrig bleibt. Die Auswertungen können nach Schlag, oder auch nach Sorte durchgeführt werden. Das gibt eine Hilfestellung für die Sortenwahl.
Pflanzenbaulich bietet das Programm Anbau- und Nährstoffübersichten und zeigt den Verbrauch der Betriebsmittel auf. Sie können das Ertragsniveau unterschiedlicher Sorten und Schläge auf einen Blick vergleichen. Bei den Buchungen haben Sie alle CC-relevanten Daten bereits erfasst. Die Software sollte eine Schlagkarteikarte ausgeben, die alle diese Angaben enthält.
Lohnt sich eine neue Maschine? Bei der Antwort auf diese Frage kann die Ackerschlagkartei helfen und den Einsatzumfang der Maschinen des Betriebes angeben. Die Entscheidung Lohn- oder Eigenmechanisierung unterstützt die Software durch eine einfache, getrennte Ausweisung der Lohnarbeitskosten für einen Schlag oder eine Kultur.
Zusatzfunktionen
Eine Lagerbuchführung kann eine gute Ergänzung der Schlagkartei sein. Sie können damit die Rückverfolgbarkeit Ihrer eingelagerten Ernteprodukte sicherstellen. Ein gutes Programm kann Lagerzellen verwalten, Erntegüter können direkt aus der normalen Buchungsmaske ins Lager gebucht werden. Auch zur Führung eines PSM-Bestandsbuchs eignet sich die Funktion.
Flurstück- und Pachtverwaltungen ermöglichen eine bessere Übersicht über Ihre Flächen und die Vertragsverhältnisse dahinter. Die Pachtbeträge, Fälligkeiten und Laufzeiten können angegeben werden.
In Zukunft werden teilflächenspezfische Maßnahmen an Bedeutung gewinnen. Ein passendes Programm sollte in der Lage sein, Ertrags- und Bodenkarten zu verwalten und zu bearbeiten, um daraus Applikationskarten zu machen. Teils bieten die aktuellen Systeme bereits einen Zugang zu Biomassekarten aus Satellitendaten, damit ist ein leichter Einstieg in die Teilflächenapplikation möglich.
Das Thema Konnektivität wird auch bei den Schlagkarteien immer wichtiger. Mit dem Agrirouter steht dazu mittlerweile eine Lösung zur Verfügung, die von immer mehr Anbietern, sowohl bei den Schlagkarteien als auch von Traktor- und Geräteherstellern genutzt wird. Auch die Portale der großen Landtechnikhersteller können im Zusammenhang mit automatischer Dokumentation wichtiger werden. Mehr dazu finden Sie ab Seite 22.
Büroorganisation nicht vergessen
Die Rechnung kommt, wird bezahlt und wandert in einen Ordner. Der wiederum schafft es irgendwann zum Steuerberater, der damit die Buchführung macht. Anschließend geht es für den Ordner wieder zurück auf den Betrieb — zur Aufbewahrung für mindestens die nächsten zehn Jahre.
Austausch online
Das geht einfacher online und viele Steuerberater bieten mittlerweile Lösungen dafür an. Verschiedene Programme für den Landwirt haben die Möglichkeit, Belege digital zu erfassen und an den Steuerberater zu senden. Teils sind weitere Funktionen wie Vorkontierung oder Online-Banking integriert. In der Landwirtschaft spielen vor allem diese Systeme eine Rolle:
Die ersten drei Lösungen bauen jeweils auf der Software auf, die der Steuerberater einsetzt. Welches Programm Sie für eine optimale Zusammenarbeit nutzen müssen, ist deshalb nahezu vorgegeben, top farmplan bietet mehrere Schnittstellen.
Wollen Sie die Arbeit mit Belegen auf einen papierlosen Ablauf umstellen, gibt es einige grundsätzliche Punkte zu beachten:
- Der größte Effekt tritt ein, wenn die Belege bereits digital ins Büro kommen. Sprechen Sie deshalb Ihre Hauptlieferanten an und verlangen Sie die Rechnungsstellung per E-Mail und PDF-Dokument.
- Für die Belege, die in Papierform kommen, ist ein Dokumentenscanner die schnellste Lösung. Vor- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, mehrseitige Dokumente sind kein Problem, Geräte kosten ab ca. 300 €.
- Wollen Sie die Papier-Originale anschließend vernichten, sind weitere Regeln zu beachten. Die Unveränderbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit eines Dokumentes müssen gewährleistet und Änderungen, die nachträglich durchgeführt werden, ersichtlich sein. Ebenfalls muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben. Die genannten Programme bieten dafür die GoDB-konforme Aufbewahrung. Die Belege sind unlöschbar gespeichert, Änderungen werden protokolliert. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein Löschen möglich.
- Für den Ablauf muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Das klingt aufwändig, Muster-Dokumentationen lassen sich aber schnell auf die eigene Situation anpassen.
Die Tabelle gibt einen Überblick über die gängigen Softwarelösungen und den Funktionsumfang.
