Lohnunternehmersystem FarmAct: Neu in Lohn und Brot

Gut zu wissen

"Wir haben ganz vorne angefangen“. Das sagt Geschäftsführer Daniel Janku zu seinem neuen Lohnunternehmersystem, das seit kurzem unter farmact.de online ist. Das junge Unternehmen mit Sitz in Augsburg wurde 2019 als Start-up ins Leben gerufen. Schützenhilfe gab es von der Hochschule Augsburg und durch Förderungen aus Bundes- und EU-Mitteln. Zurzeit arbeiten acht Mitarbeiter für FarmAct. Der Daten­server befindet sich in Frankfurt, erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und nutzt die neuesten Verschlüsselungs-Technologien.
Das fachliche Know-how haben Daniel Janku als langjähriger Mitarbeiter in Lohnunternehmen sowie elf Lohnunternehmer aus ganz Deutschland beigesteuert.

Lohnunternehmersystem FarmAct: Ein System für alle

FarmAct besteht aus einer Internetanwendung, die sich mit beliebigen Geräten vom PC über ein Tablet bis zum Smartphone mit dem Browser nutzen lässt. Zusätzlich gibt es Apps für iOS und Android-Geräte, die exakt dieselben Ansichten und Funktionen bieten wie die Browserversion. Diese puffern Eingaben und Spurdaten in Funk­löchern. Sobald wieder eine Internetanbindung da ist, werden die Daten an das System gesendet. Gleichzeitig holt sich die App die aktuellen Mitteilungen und Aufträge.
Noch einmal kurz auf den Punkt gebracht: Anders als seine Wettbewerber hat ­Farm­Act keine spezielle Mitarbeiter-App. Vom Betriebsleiter bis zur Saisonkraft nutzen alle dasselbe System. Der Lohnunternehmer legt vorab als Administrator fest, welche Rechte jeder seiner Mitarbeiter hat. So hat ein Lohnunternehmer, der selbst regelmäßig auf den Maschinen sitzt, draußen dieselben Möglichkeiten wie im Büro.

Klare Rollenverteilung

Die Oberflächen von FarmAct sind in der Browser- wie in der App-Version übersichtlich. Dank der flachen Programmstruktur und den eindeutigen Bezeichnungen ist Farm­Act sehr einfach bedienbar. Die Hauptfarbe ist Mintgrün, ansonsten wurde eher mit Farbe gespart.
Alle Schaltflächen sind mit einem Symbol und einer Textbezeichnung wie „Maschinen“, „Kunden“ usw. gekennzeichnet. Eine Onlinehilfe wurde laut FarmAct Anfang Mai freigeschaltet. Zusätzlich bekommt jeder Kunde die Telefonnummer eines Ansprechpartners.
In der aktuellen Version beinhaltet FarmAct:







Um Mitarbeiter, Kunden, Maschinen, Artikel und Leistungen anzulegen, gibt es zwei Wege. Der Betriebsleiter kann diese von Hand eintragen. Alternativ können die Mitarbeiter von FarmAct digitale Listen z. B. aus Excel importieren. Ganz am Anfang ist der Betriebsleiter als Administrator allein. Sich selbst und den Mitarbeitern kann er anschließend drei Rollen zuteilen:
1. Administrator,
2. fester Mitarbeiter oder
3. Aushilfsfahrer.
Mit dieser Klassifizierung werden automatisch unterschiedliche Rechte in Farm­Act angelegt. Die Lese- und Schreibrechte lassen sich individuell anpassen. So kann der Chef zum Beispiel den Mitarbeitern in der Werkstatt ermöglichen, Maschinendaten anzulegen und zu ergänzen.

Detaillierte Kostenerfassung

Beim Anlegen von Maschinen kann man über den Anschaffungspreis, den Restwert, die Nutzungsdauer und die geschätzten Reparaturen die Stunden- oder Hektarkosten ermitteln. Für Anbaugeräte lassen sich Bezugsgrößen wie Tonnen, Kubikmeter, Liter, Kilogramm oder Stück anlegen. Das reicht für die meisten Landmaschinen. Die Kosten pro Einheit können auch direkt eingegeben werden. Sie sind dann später eine Hilfe zur Nachkalkulation und haben zunächst keinen Bezug zum Preis einer Dienstleistung.
Um eine Arbeit zu planen, ist es notwendig, eine Dienstleistung anzulegen. Diese ist immer unabhängig von Mitarbeitern, Maschinen und Produkten. Hier lassen sich aber Zuschläge sowie obliga­torische Abfragen für den ausführenden Mitarbeiter festlegen.
Die Auftragsverwaltung in Listenform und die Disposition in einem Kalender sind miteinander verknüpft. Es gibt eine Reihe von Filtern und Anzeigen. Doch für die Büropraxis kann man eine Lohnunternehmerdisposition kaum übersichtlicher lösen.
Diese Einschätzung gilt auch für den Bereich in FarmAct, den die Mitarbeiter nutzen. Sie können das System zunächst als Stempeluhr einsetzen, indem sie ihre Arbeitszeit am Morgen entweder für Kunden oder intern starten.
Wenn sie zum Landwirt fahren, finden sie „Meine Aufträge“. Sobald sie den ersten aufrufen, haben sie die drei zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten Fahrtzeit, Warten und Sonstiges. Mit dem Start des Auftrags liefert FarmAct den Fahrern für jeden Auftrag umfangreiche Informationen mit. Dazu gehören unter anderem die Schlagbezeichnung, Markierungen z. B. der Feldeinfahrt sowie die Möglichkeit, sich zum Einsatzort navigieren zu lassen. Dazu schaltet das Smartphone oder Tablet dann auf sein internes Kartenprogramm um.

Spuraufzeichnung

FarmAct kann alle zurückgelegten Strecken auf der Straße und den Feldern im Sekundentakt protokollieren. Allerdings geht das bisher nur, solange der Gerätebildschirm aktiv ist. Wer sein Handy zum Stromsparen in die Tasche oder eine Halterung steckt, verliert damit diese Aufzeichnung. Die Entwickler von FarmAct wollen das noch ändern. Wer zum Beispiel ein Tablet mit dauernder Spannungsversorgung auf dem Traktor hat, bekommt eine lückenlose Spuraufzeichnung.
Aber woher weiß das System weiß, wo die Felder liegen? Dazu bietet FarmAct im Kundensystem die Möglichkeit, Schläge von Hand einzuzeichnen oder die Feldumrisse aus dem Antragsprogramm der Kunden zu übernehmen. Das setzt voraus, dass die Landwirte ihrem Lohn­unternehmer diese Daten zur Verfügung stellen. Alternativ kann er sie per E-Mail mit einem temporären Zugang einladen, ihre Felder selbst einzuzeichnen.

Draußen leicht bedienbar

Über die Standortkarte kann der Betriebsleiter sehen, wo welcher Mitarbeiter ist und wie weit dieser den Auftrag bereits erledigt hat. Diese Ansicht kann er auch anderen Fahrern freischalten, so dass diese sich abstimmen oder einem Kollegen zur Seite springen können. Wichtig zu erwähnen ist noch, dass die Fahrer selbst neue Aufträge erstellen und starten können.
Im Vergleich zu den Fahrer-Apps der Wettbewerber bietet FarmAct den Mitarbeitern relativ viele Informationen an. Es ist aber dennoch einfach bedienbar, selbst auf kleinen Smartphones.
In der Programmversion bis Ende April griff das Rechnungsmodul auf die als erledigt gekennzeichneten Dienstleitungen im System zurück. Schön war, dass die Arbeitszeiten, Kosten und Erlöse zu jeder fakturierten Leistung in der Auftragsverwaltung angezeigt wurden. Allerdings ließen sich keine Artikel außerhalb der Auftragsverwaltung in Rechnung stellen. Das hat FarmAct Anfang Mai geändert, zudem kann das System jetzt auch Lieferscheine erzeugen. Erhalten blieb die Exportschnittstelle zu Datev.
Nicht zufrieden waren die Lohnunternehmer und ihre Fahrer sowie wir außerdem mit den aktuellen Auswertungsmöglichkeiten. FarmAct arbeitet derzeit aber mit Hochdruck daran. Weiterhin stehen eine Lagerverwaltung und eine verbesserte GNSS-Nachverfolgung auf der Agenda.

Wir halten fest

FarmAct spricht in der ersten Version vor allem kleine und mittlere Lohnunternehmen an. Die App ist inhaltlich identisch mit dem Internetsystem. Das Programm spiegelt eine hohe Praxisnähe wider und erfüllt die Grundfunktionen einer Lohnunternehmersoftware. FarmAct kostet 1 000 Euro im Jahr oder 100 Euro im Monat sowie zusätzlich 30 Euro im Monat oder 3 Euro pro Tag (jeweils plus MwSt.) pro Mitarbeiter. Ein Testzugang ist kostenlos.